Планирование и декомпозиция задач: наш опыт

Планирование – основа успешной работы в любой области, которая помогает преобразовать цели в реальные результаты. Без четкой дисциплины и пошагового руководства к действию сложно добиться высокого результата в любой сфере: работа, учеба или хобби. Однако планирование – это не просто составление списков задач, это процесс, который включает декомпозицию целей на мелкие и управляемые задачи.

Бизнес без четкого планирования не растет и не развивается: нет плана – нет движения. Планирование помогает:

• Определять долгосрочные цели и миссию (направления развития, новые рынки, продукты или услуги).
• Эффективно распределять ресурсы.
• Управлять рисками. Разработка превентивных мер управления рисками позволит избежать проблем и кризисов в будущем.
• Повышать конкурентоспособность. Планирование помогает в условиях постоянно меняющихся требований оперативно реагировать на изменения рынка и адаптировать стратегию

Для команды планирование важно по нескольким причинам:

• Работа протекает более слаженно, так как участники понимают задачи, сроки и конечные цели.
• Команда эффективно управляет временем, разделяет задачи по приоритетам и соблюдает сроки выполнения, что также увеличивает продуктивность.
• Наличие плана и понятных целей мотивирует команду на достижение результатов, так как каждый видит свой вклад в общий успех.

Планирование играет ключевую роль и в личной эффективности:

• Снижает стресс, так как ты знаешь, когда и какую задачу необходимо выполнить, чтобы уложиться в срок.
• Позволяет декомпозировать большие задачи на этапы и постепенно двигаться к цели.
• Помогает найти «work–life balance» – поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
• Способствует развитию навыков самоорганизации и управления временем.
• Обеспечивает прозрачность и предсказуемость рабочего процесса.

Фраза «есть слона по кусочкам» может звучать кровожадно, если воспринимать ее буквально. Однако это на самом деле мудрая метафора, которая говорит, что нужно справляться с большими задачами постепенно, шаг за шагом.

Представьте себе «слона», которого нужно «съесть». Расшифровка обычно звучит так: «Как съесть слона? По кусочкам». Это означает, что даже самую сложную задачу можно решить, используя метод декомпозиции задач, иными словами – разбив её на более мелкие, управляемые этапы. Этот метод помогает:

• Повысить управляемость. Мелкие задачи проще контролировать и отслеживать.
• Улучшить качество работы. Декомпозиция помогает сфокусироваться на каждом отдельном аспекте задачи, что снижает вероятность ошибок и помогает учитывать детали.
• Поверить в свои силы. Психика человека так устроена, что, увидев сложный проект, он может ощутить большой стресс и неуверенность в своих силах. Декомпозиция задач на более мелкие этапы дает ощущение прогресса, что положительно сказывается на мотивации.

Правильная декомпозиция – это сложный процесс, который не всегда даётся легко. Даже сейчас мы иногда сталкиваемся с трудностями на этом пути. Чтобы успешно декомпозировать задачи, рекомендуем следовать следующим принципам:

• Прежде чем начать декомпозицию, определите конечную цель.
• Сначала выделите крупные этапы и блоки работы, которые необходимо выполнить.
• Каждый крупный блок разбивайте на подзадачи. В идеале подзадача не должна превышать оценку в 8 часов (если вы оцениваете в часах), но бывают и исключения, здесь нужно экспериментировать.
• Для каждой задачи пропишите критерии завершенности.
• Создайте план действий. На основе этапов и приоритетов разработайте подробный план действий, включающий в себя конкретные действия, ресурсы и ожидаемые результаты.

Помните, что даже самые сложные и большие задачи можно успешно решить, если разделить их на более мелкие и управляемые части.

Планирование задач и контролирование их прогресса помогает компании сосредоточить свои усилия на важном в определенный отрезок времени.

Хорошей практикой управления команды считается использование менеджеров задач, таких как Jira от компании Atlassian, Yandex Tracker, Битрикс 24, Kaiten и другие. Они помогают визуализировать текущие работы и планы по их реализации, а также контролировать эффективное распределение ресурсов.

Для учета своих задач мы выбрали инструмент Jira. На момент внедрения мы отметили следующие экономические эффекты:

• Нагрузка на сотрудников стала прозрачной и логичной. С помощью Jira руководитель проекта следит за загрузкой ресурсов и минимизирует ситуации, когда отдельные сотрудники перегружены работой.
• Сформировался порядок в проектах и увеличилась скорость выполнения задач. Стало проще отслеживать задачи и прогресс проекта. С помощью Jira можно легко создавать задачи, устанавливать приоритеты и назначать ответственных. Встроенные инструменты визуализации, такие как доски Kanban и диаграммы Ганта, помогают видеть общую картину прогресса и выявлять узкие места в проекте.
• Сократилось время на управление командой. Больше времени уделяется задачам клиентов, а не коммуникациям внутри. Jira упрощает взаимодействие между членами команды. Каждый участник имеет доступ к актуальной информации, может оставлять комментарии и получать уведомления об изменениях в задачах.
• Улучшение коммуникации. Jira позволяет членам команды видеть задачи друг друга, сроки их выполнения и статус. Это улучшает коммуникацию между участниками проекта и снижает вероятность недопонимания.

Для еще большего упрощения и удобной агрегации данных по работе всех наших направлений, мы разработали отчет на основе данных Jira. Отчет позволяет оптимизировать процессы управления проектами, глубже анализировать производительность команды, рассчитать затраты в денежном эквиваленте и отобразить себестоимость каждого проекта, в частности.

Планирование и декомпозиция задач – это неотъемлемые элементы успешного управления проектами. Метафора «есть слона по кусочкам» отлично иллюстрирует важность разделения сложных задач на более мелкие и управляемые части. Использование инструментов, таких как Jira, позволяет автоматизировать и упростить этот процесс, обеспечивая прозрачность и контроль на каждом этапе проекта. В итоге, правильное планирование и эффективная декомпозиция задач повышают шансы на успешное завершение проекта в срок и с высоким качеством.

Conteq — это компания, которая предлагает уникальное решение для вашего бизнеса. Мы создадим индивидуальные отчёты на основе данных из Jira, которые помогут оптимизировать планирование задач и улучшить работу вашей компании.

Наши специалисты разработают отчёты с учётом всех ваших потребностей. А интеграция с уже используемыми инструментами информационной экосистемы обеспечит непрерывность рабочего процесса в компании.

Хотите узнать больше о персонализованных отчётах на основе данных из Jira? Оставьте заявку на консультацию с BI-экспертом, и мы ответим на ваши вопросы.