Современные команды разработки и бизнес-департаменты всё чаще сталкиваются с необходимостью прозрачной оценки трудозатрат, загрузки сотрудников и отслеживания эффективности задач. Jira — популярная система трекинга задач — содержит все нужные данные о трудозатратах сотрудника, но не предоставляет готовых инструментов для анализа в нужном разрезе. Наша задача заключалась в том, чтобы реализовать дашборд, который позволяет:
- Быстро видеть план/факт по трудозатратам
- Оценивать ресурсное распределение, рабочие часы каждого отдельного сотрудника
- Отслеживать эффективность исполнения задач
- Анализировать загруженность всего департамента на одном экране для быстрого и эффективного анализа
В 2024 году для трекинга задач департамента мы начали использовать Jira — инструмент управления рабочими процессами для команд. Однако довольно быстро столкнулись с ограничением: в Jira не оказалось удобной встроенной аналитики. Для меня, как руководителя большого отдела, важно видеть распределение и доступность ресурсов, а также быстро подводить план-факт по проектам с Заказчиком. Поэтому мы приняли решение создать собственный BI-отчёт на базе данных Jira. Он оказался особенно полезен для таких же команд, как мы – активных, быстрорастущих и с множеством параллельных проектов.
Для меня BI — это способ видеть целостную картину работы команды. С помощью фильтров я могу углубиться в каждый проект, оценить нагрузку на сотрудников и вовремя реагировать на изменения. В данный момент мы используем отчёт на базе Jira при закрытии задач и распределение ресурсов по проектам, для работы с сотрудниками по нагрузке и их эффективности.
– Юлия Соловей, директор департамента Conteq BI
Архитектура
Jira как база данных — PostgreSQL-структура, доступная для чтения
⏬
Self-Service ETL — часть процессов построена без участия разработчиков в инструментах, доступных аналитикам и менеджерам
Visiology — платформа визуализации, где строится дашборд
⏬
Self-Service ETL — часть процессов построена без участия разработчиков в инструментах, доступных аналитикам и менеджерам
⏬
Visiology — платформа визуализации, где строится дашборд
Как мы использовали Self-Service ETL
Модуль преобразования данных Self-Service ETL на базе платформы Visiology позволяет самостоятельно очищать данные, объединять таблицы из разных источников, добавлять и удалять столбцы в таблицах без привлечения ИТ-команды. Он доступен всем, кто может редактировать набор данных.
Благодаря Self-Service ETL, в условиях ограничения ресурсов разработчиков на внутренние проекты, мы смогли самостоятельно реализовать расчет плановых часов по каждому сотруднику на каждый рабочий день. Для этого были объединены две таблицы с помощью SQL-запроса: справочник сотрудников, содержащий данные о периодах работы и рабочей ставке, а также производственный календарь, где указаны рабочие и выходные дни. В результате для каждого сотрудника в диапазонах его работы были сформированы строки на каждый рабочий день и произведен расчет плановых часов, учитывая рабочую ставку (8 часов на полную).
Благодаря Self-Service ETL, в условиях ограничения ресурсов разработчиков на внутренние проекты, мы смогли самостоятельно реализовать расчет плановых часов по каждому сотруднику на каждый рабочий день. Для этого были объединены две таблицы с помощью SQL-запроса: справочник сотрудников, содержащий данные о периодах работы и рабочей ставке, а также производственный календарь, где указаны рабочие и выходные дни. В результате для каждого сотрудника в диапазонах его работы были сформированы строки на каждый рабочий день и произведен расчет плановых часов, учитывая рабочую ставку (8 часов на полную).
Этапы создания дашборда
- Изучение структуры Jira и определение целевых таблиц
Первым шагом стало понимание архитектуры базы данных Jira (PostgreSQL), а также логики хранения фактических трудозатрат. Ключевыми оказались таблицы worklog — журнал работ, в котором хранится информация о затраченном времени на задачу, и jiraissue — полная информация о каждой задаче.
- Мы разделили источники на две группы:
- Прямое подключение к БД на базе Jira
- Обработка при помощи Self-Service ETL на базе платформы Visiology
- Разработка представлений (views)
Для удобства использования в отчете были собраны представления (views), объединенные данные по задачам, сотрудникам, спринтам и так далее – они обновляются в Visiology по расписанию.
- Визуализация в Visiology
Итоговый дашборд отображает:
- Загрузку каждого сотрудника (план/факт по часам, количество проектов, задач)
- Эффективность выполнения задач (длительность, статус)
- Общую загрузку по департаменту
- Отклонения от плана
- Детализацию по задачам с возможностью перехода в Jira
Обновление и автоматизация дашборда
- Данные дашборда обновляются ежедневно по утрам
- Информация по фактическим трудозатратам (worklog) обновляется по мере внесения в Jira
- Все расчёты производятся внутри Visiology, что исключает необходимость ручной обработки
Заключение. Как получить доступ?
Создание дашборда на базе Jira стало важным шагом к повышению прозрачности и управляемости внутри нашей команды. Мы не просто визуализировали данные — мы превратили разрозненную информацию из Jira в удобный и понятный инструмент для руководителя, позволяя топ-менеджменту компании оперативно реагировать на отклонения от плана, выявлять узкие места в проектах и балансировать нагрузку между сотрудниками. Благодаря автоматизации и наглядности мы экономим время на ручную отчетность и можем сосредоточиться на результатах.
В будущем мы планируем масштабировать дашборд, добавляя новые метрики и сценарии использования, чтобы он стал ещё более мощным инструментом в ежедневной работе команды.
В будущем мы планируем масштабировать дашборд, добавляя новые метрики и сценарии использования, чтобы он стал ещё более мощным инструментом в ежедневной работе команды.
Набор виджетов для оценки плановых и фактических часов на базе данных из Jira доступен по ссылке. Доступ по запросу, после заполнения формы заявки.
